Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur informatique. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.
L'EXERCICE COMPTABLE
La durée de l’exercice comptable est de 12 mois, mais peut être exceptionnellement inférieure ou supérieure en cas de premier exercice et/ou afin de régulariser une période. Cette période est généralement calée sur l’année civile, mais si les activités de l’association le nécessitent, elle peut être fixée sur une autre période, par exemple sur le calendrier scolaire.
LES JUSTIFICATIFS
En comptabilité, toute dépense ou recette, quel que soit son montant, doit être justifiée par une pièce comptable. C’est un document qui prouve la dépense (factures, tickets de caisse...) ou la recette (reçus de cotisation ou de don, factures de prestations, notifications de subventions…).
FACTURE
Il y a obligation d’émettre une facture pour toute vente de produit ou prestation de service en double exemplaire (une pour l’acheteur, l’autre pour le vendeur). Les factures doivent être numérotées et datées du jour de leur délivrance et doivent contenir :
- Nom et adresse des parties (association et autre) et adresses respectives
- Numéro SIRET et numéro d’ordre
- Date de la vente ou de la prestation
- Quantité et dénomination précises des produits ou prestations vendus
- Si l’association est assujettie à la TVA, le numéro individuel d’identification TVA et le montant de la TVA légalement applicable à l’opération et si l’association n’est pas assujettie à la TVA, la mention « TVA non applicable, selon l’article 293 B du CGI »
- Prix unitaire et montant TTC des produits, et, détail de la TVA si l’association y est assujettie
- Date à laquelle la facture doit être payée et, éventuellement, taux de pénalités exigibles
LE CLASSEMENT DES PIECES COMPTABLES
Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce comptable et donc pour cela, procéder à un classement.
En effet, tant que les factures n’ont pas été réglées, il doit vous permettre de suivre les échéances de paiement et une fois payées, vous permettre de les retrouver aisément en cas de besoin. Il convient par exemple de ranger ces pièces dans deux classeurs séparés en deux parties recettes et dépenses : le premier contient le classement des factures payées et encaissées et le second celui des factures à payer et à encaisser. Les pièces sont numérotées et ce numéro est reporté sur le cahier ou journal d’enregistrement et le talon du chéquier. Pour la bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque s’il y a lieu.
L'ENREGISTREMENT DANS UN CAHIER OU JOURNAL RECETTES/DEPENSES
L’enregistrement dans un cahier ou journal recettes/dépenses
Toutes les entrées et les sorties d’argent en caisse (monnaie) ou en banque sont enregistrées dans un cahier ou journal recettes/dépenses au fur et à mesure de leur réalisation.
Pour chaque opération doivent figurer : le numéro de pièce comptable, la date, l’objet, le mode de paiement, le numéro du chèque, le montant, le solde en banque ou en caisse, le rapprochement bancaire et si possible, la nature de l’encaissement ou du décaissement.
LE JOURNAL RECETTES/DEPENSES PERMET
- De contrôler les disponibilités restant en caisse et les relevés de compte de la banque
- De calculer à tout moment le solde disponible de l’association
LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il s’agit de comparer le cahier ou journal de recettes/dépenses avec les relevés bancaires et de contrôler que les mêmes montants apparaissent pour repérer les écarts. Les erreurs les plus courantes sont dues à l’oubli d’enregistrement des mouvements de fonds entre la caisse et la banque.
PRESENTATION DES COMTPES ANNUELS
Lors de l’assemblée générale annuelle est présenté un rapport financier qui contient notamment les documents de synthèse suivants :
Un état des recettes / dépenses de l’année écoulée appelé le plus souvent compte de résultat. Il regroupe et synthétise les écritures selon leur nature : achats, déplacements, téléphone, timbres… pour les charges et cotisations, participations, subventions, dons pour les produits. Le résultat déficitaire ou excédentaire provient de la différence entre le total des charges et celui des produits.
Un inventaire du patrimoine de l'association appelé aussi bilan. Il répertorie, depuis la création de l’association, ce qu’elle possède et notamment ses biens,
ses résultats excédentaires des années passées mais aussi ses créances et ses dettes.
Source : https://www.guidepratiqueasso.org/
Cette fiche pratique est tirée du Guide pratique de l’association, 12è édition 2017/2018, édité par la fédération départementale de la Ligue de l’enseignement de Loire-Atlantique
Voir également notre article :
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