FOCUS: quelles nouveautés pour l'organisation de son AG ?

(article mis à jour le 25 mars 2021)

L'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 et l'ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 prise sur habilitation de l’article 10 de la loi précitéedans le cadre de la loi d’urgence sanitaire et des périodes de confinement, ont introduit plusieurs assouplissements pour les associations et ont apporté des modifications qui concernent notamment l'AG et les réunions de l'instance dirigeante de l'association (CA, bureau...).

Les responsables associatifs peuvent en effet reporter ou modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives.

Et oui, il est tout à fait possible d'organiser votre Assemblée Générale (AG) dans le contexte sanitaire que nous connaissons avec la propagation de l'épidémie de Covid 19. Même durant la crise sanitaire, les associations doivent tenir leur assemblée générale conformément à ce qui est prévu dans leurs statuts, tout en prenant en compte les dispositions spécifiques liées à la crise sanitaire.

L’assemblée générale est un moment important de la vie démocratique d’une association, qui participe en outre à son dynamisme. Elle permet par ailleurs de valider les différents rapports relatifs à l’année écoulée (rapport moral, rapport financier, rapport d’activité), qui sont pour certains exigés par les partenaires notamment financiers. Cependant, le contexte sanitaire rend la tenue des AG plus difficile, c’est pourquoi, les associations bénéficient de certaines souplesse dans ses modalités.

De plus, les réunions d'AG en présentiel sont interdites dans les salles classées ERP. En revanche, il est possible de tenir son AG à huis clos ou à distance (en visio, en conférence téléphonique, par consultation écrite, par procuration, par vote électronique) même si les statuts ne le permettent pas.

**Nouveauté** : >> Télécharger la FAQ "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire" éditée par le Ministère de l'économie, des finances et de la relance mise à jour au 15 mars 2021.

A noter que jusqu'au 31 juillet 2021, il est possible de : 

• Tenir une assemblée «à huis clos» (article 4 de l’Ordonnance);-l’extension et l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article5 de l’Ordonnance), à la consultation écrite (article6 de l’Ordonnance), au vote par correspondance (article6-1 de l’Ordonnance) et au vote électronique (article5 du Décret, pour certains groupements uniquement);-l’extension et l’assouplissement du recours à la conférence téléphonique ouaudiovisuelle(article8 de l’Ordonnance) et à la consultation écrite (article9 de l’Ordonnance) pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
• Convoquer une assemblée générale par courrier électronique même lorsque les statuts prévoient une convocation par voie postale de manière exceptionnelle.
• Organiser leurs assemblées générales et leurs instances en visioconférence ou en audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent, dès lors que ces moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. 
• Mettre en œuvre un vote à distance ou un vote électronique des membres même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts. (art. 5 et 5 ; v. ci-après).
• permettre le recours à la consultation écrite des membres des assemblées même lorsque ce mode de prise de décision n'était pas prévu dans les statuts 
• Permettre le vote par correspondance même lorsqu'il n'est pas prévu dans les statuts (ord. 25 mars 2020, art. 6-1 nouv. rééd.). La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, à moins qu'il soit déjà prévu de droit.

Existe-t-il la possibilité d'un report supplémentaire pour tenir son AG ?

Le décret n°2021-255 du 9 mars 2021en application de l’ordonnance du 02 décembre 2020 prévoit la possibilité de reporter leur assemblée générale jusqu’à 3 mois après la date légale ou réglementaire initialement prévue pour approuver les comptes annuels, jusqu'au 31 juillet 2021. Si la période de réunion de l’assemblée générale est précisée dans les statuts et que celle-ci ne peut se tenir, il convient alors que la décision de son report soit prise de façon transparente et démocratique, d'informer les membres des difficultés rencontrées et de leur demander leur avis sur ce report afin que la décision ne soit pas prise unilatéralement par le bureau ou le conseil d’administration.

Les conséquences d'un décalage très important des AG et de la validation des comptes sont principalement administratives, puisque des financeurs peuvent demander ces documents (comptes approuvés, rapport d'activité) soit pour contrôler l'utilisation des subventions, soit pour instruire de nouvelles demandes. Mais les mesures permettent de pouvoir s'adapter et la tolérance va être grande.

Comment organiser son AG en période de crise sanitaire ?

Hors période de confinement, les AG peuvent se dérouler :

en présentiel, seulement si elle se déroule dans des locaux privés non classés ERP en respectant les mesures sanitaires et gestes barrières..;
 ou à distance si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières,
 ou encore via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 31 juillet 2021)

Durant une période de confinement, les AG peuvent se dérouler :

 à distance, via une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Pour de petites associations, des solutions libres et gratuites existent.
 et/ou via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 31 juillet 2021).

Voir notre article sur les modalités de réunions d'AG à distance

(Source: article www.associations-lpdl.org)

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